Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачи

Главная › Конституционное право

27.01.2020 Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачи

Служебная записка на списание представляет собой внутренний или внешний документ, какой – либо компании. Каким он будет, напрямую зависит от его функций и человека, который его получит. Подобная бумага чаще всего адресуется вышестоящему начальству от подчинённых.

В этой статьи мы рассмотрим правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Для чего необходим документ?

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачиДокумент является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

Какие сведения нужно отразить?

Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

Содержание документа можно разделить на две части:

  1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
  2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

Грамотное заполнение

Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:

  • реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
  • наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
  • просьбу о списании обозначенных вещей;
  • информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
  • основания для списания. В этом пункте нужно чётко обозначить, какой документацией подтверждаются действия, которые являются доказательством необходимости списания.

Ещё документ должен содержать информацию о лице, несущем материальную ответственность, период расход, список приложений, информацию об авторе документа, отметки, подтверждающие согласование.

Правила составления

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачи

  1. Наименование адресата.
  2. Имя, фамилию, отчество и должность человека, составлявшего бумагу.
  3. Прошение о списании определённых материалов.
  4. Таблицу, в которой необходимо обозначить номер, наименование списываемых объектов, их количество, общая балансовая стоимость, присвоенный инвентарный номер.
  5. Далее, перечисляются основания для проведения подобной процедуры, например, поломка, или неисправность аппаратуры.
  6. Последним шагом, нужно поставить дату составления и подпись составителя.

Если записка на списание материалов будет составлена с нарушением, то скорей всего её не примут к рассмотрению.

Более детально, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте тут.

Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?

Спецодежда

Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания.

Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.

Как написать записку на списание материальных ценностей? При оформление подобного документа не стоит забывать, что процедура списания товарно – материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что учёт ТМЦ производиться ещё на этапе составления проектно – сметной документации.

В ней так же чётко обозначаются нормы их расхода. В тексте самой служебной записки нужно чётко представить сложившуюся ситуацию, максимально подробно описать причины и происшествия, послужившие поводом для написания бумаги.

Читать еще:  Возражение на судебный приказ образец арбитраж

Подобный документ должен преследовать цель уведомить определённое руководяще лицо о том, что существует проблема, которую можно решить путём списания ТМЦ. Лучше всего указать возможные последствия, наступающие, если руководитель проигнорирует прошение автора записки.

Брак со склада

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачиВ составлении такой бумаги нет ничего особенного. Как правило, адресатом в такой ситуации является складское начальство, которое обязательно потребует веские основания, прежде чем начать процедуру списания.

В документе нужно указать наименование бракованной продукции, её количество, балансовую стоимость и номер, который был присвоен при поступлении на склад.

В качестве основания на списание лучше упомянуть что – нибудь серьёзное, например, ярко выраженные внешние дефекты, поломку или неустранимую неисправность (а про служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, читайте тут).

Стоит упомянуть, что подобным образом частенько проворачивают коррупционные схемы, поэтому писать такую записку стоит очень внимательно, чтобы не быть заподозренным в чём – то подобном. Если подозрение избежать не выйдет, то доверие начальства будет сильно подорвано.

Дебиторская задолженность

Информация, отражаемая при составлении подобного документа, значительно отличается от той, что упоминается в бумагах, описанных выше. Дело в том, что подобная процедура списания может быть произведена только в трёх случаях:

  1. Ликвидация должника, производимая в добровольном порядке при ликвидации юридического лица.
  2. Банкротство должника. Подобный случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестаёт существовать, как юридическое лицо, а имущества, принадлежащего ему, недостаточно, чтобы погасить долг.
  3. Истечение срока давности по исковому заявлению. Так происходит, если отрезок времени, прошедший с момента нарушения должником обязательств, становиться больше того, что установлен законом.

Основные средства

Подобный документ необходим только в том случае, если списываемый объект подвергся значительному износу или устарела его материально – техническая база. В служебке на списание основных средств нужно отразить:

  • Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачиполное имя и должность получателя;
  • наименование бумаги;
  • дата, регистрационный номер;
  • предмет списания;
  • описание ситуации;
  • подпись составителя.

Необходимо придерживаться подобных общих правил, чтобы бумагу приняли на рассмотрение.

Пример

Отдел продаж, директору материально – технического отдела Тимохину Ю.С.

  • Служебная записка No 21-45/104.
  • От 13 декабря 2017 года.
  • О списании несправного персонального компьютера.

Источник: https://45jurist.ru/konstitutsionnoe-pravo/obrazets-sluzhebnye-zapiski-o-spisanii-debitorskoj-zadolzhennosti.html

Акт списания документов — образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачи

Каждая компания во время работы создает огромное количество документации, которая должна храниться разное количество времени в зависимости от своей значимости и особенностей. Для этого обычно формируется архив, но даже он может переполняться, поэтому важно знать, когда можно уничтожать документацию, а также каким образом данный процесс совершается.

Предназначение акта списания документов

  • Имеются некоторые виды документов, которые являются неприкосновенными, поэтому они должны иметься в компании всегда и в оптимальном виде, поэтому их уничтожение не допускается.
  • При этом не имеет значения, в какой сфере деятельности работает организация, а также каков ее размер, так как все правила являются одинаковыми для каждой фирмы.
  • Как оформить документы для передачи в архив компании – смотрите тут:

Причины для составления акта

Также к другим причинам составления акта списания относится:

  • значительное повреждение документов, причем оно может возникнуть в результате пожара, потопа или иных чрезвычайных ситуаций, на которые никаким образом не могли повлиять работники организации;
  • кража бумаг компании, которая должна быть официально зарегистрирована;
  • форс-мажорные обстоятельства, а именно воздействие различных природных стихий.

Важно! Любая причина должна подтверждаться документально, так как если работники ФНС обнаружат отсутствие необходимой документации в компании, то если не будет доказательств объективных причин такой ситуации, то это может стать привести к наложению значительного штрафа.

Например, если была кража на предприятии, то должны вызываться правоохранительные органы, которые выдадут руководителю фирмы соответствующий документ.

Какие виды документов могут составляться

Акт списания документов зависит от того, какая именно документация подлежит списанию. Наиболее часто списанию подлежат бумаги:

  • Бухгалтерская документация. В нее дополнительно входят налоговые отчетности. Если сдается отчет за год, то у него отсутствует срок хранения. Если отчеты сдаются ежеквартально, то они должны храниться не меньше пяти лет. Если сдаются ежемесячно, то должны содержаться в компании в течение одного года, следующего за отчетным. Акты, на основании которых уничтожается бухгалтерская отчетность, составляются отдельно. При этом для них используется общий порядок хранения и уничтожения, который прописывается в ФЗ №125. В акте непременно указывается, какая именно документация подлежит списанию, к какому виду налога она относится, а также за какой период времени она составлялась.
  • Первичная документация. Она должна храниться в компаниях не меньше пяти лет. Уничтожение считается специфическим процессом, требующим составления отдельного акта. Если же такие бумаги в будущем будут запрошены работниками налоговой инспекции, то в качестве доказательства невозможности и объективности их непредставления будет выступать правильно составленный акт.
  • Архивные бумаги. Сюда обычно входят разные кадровые бумаги, к которым относятся приказы или личные дела. Оптимальным срокам хранения для них считается 75 лет.
  • Документы на уничтожение. Сюда входят разные не слишком важные бумаги, которые могут захламлять архив. Они не считаются значимыми, а также обычно не проверяются разными контролирующими органами. Но даже их уничтожение должно фиксироваться соответствующим актом.
  • Документы, у которых истек срок хранения. Каждый документ, формирующийся на предприятии, обладает ограниченным сроком хранения. Обычно они переносятся в архив с непременной отметкой, которая указывает, до какого года следует хранить документацию. Если истекает данный срок, то уничтожение должно происходить с применением особого акта, в котором в качестве причины указывается, что срок хранения уже прошел.

В каком порядке проводится списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности – читайте здесь.

Читайте также:  Дебиторская задолженности: наложение ареста приставами, порядок взыскания долга через суд, списание по решению суда

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачиФорма акта списания документов.

Когда нужно уничтожать документы

Уничтожаются документы, у которых закончился срок хранения или было потеряно их практическое значение. Чтобы выполнить данный процесс, непременно составляется акт правильной формы, на основании которого уничтожаются важные бумаги. Перед его формированием требуется провести экспертизу, определяющую ценность конкретной документации.

Для правильности определения срока хранения, позволяющего определить, имеется ли возможность уничтожить разные акты, надо пользоваться специальной номенклатурой дел каждой компании. Нередко возникает необходимость уточнить сроки по разным ведомственным документам или типовым актам.

Важно! Каждая организация обладает возможностью увеличить срок хранения, но не может уменьшать его.

При изучении данного срока учитывается, в какой сфере деятельности функционирует организация, а также какие нюансы указываются в различных нормативных актах, к которым можно отнести разные ФЗ, статьи НК или постановления, выпущенные Правительством.

Как хранятся и утилизируются официальные документы

Для определения правил, на основании которых хранятся документы, следует учитывать положения специального Перечня, выпущенного Госархивом еще в 2006 году.

Не имеет значения, в каком именно архиве будут находиться акты, поэтому каждая компания имеет возможность создать даже свой архив.

Только после того, как будет установлено, что конкретные бумаги уже могут уничтожаться, начинается их утилизация. Для этого они могут разрываться или перечеркиваться, а после этого выкидываться.

Допускается пользоваться специальными техническими устройствами для их разрывания, после чего они не подлежат восстановлению.

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачиОбразец заполнения акта списания и уничтожения документов.

Какие документы никогда не списываются

Имеются определенные акты, которые не подлежат уничтожению. Они непременно хранятся постоянно, поэтому нет никаких сроков для их содержания. К таким значимым бумагам относится:

  • годовые отчеты, имеющие отношение к уплате налогов или ведению бухучета;
  • бухбалансы, составляемые по итогам года;
  • бухгалтерские отчеты за год.

Именно комиссия должна определять, какие бумаги должны постоянно храниться на предприятии. Все они вносятся в специальный перечень, после чего подписывается этот список руководителем фирмы. Далее документация сдается в архив, который может быть собственным или государственным.

Как уничтожаются бумаги

Уничтожение их считается простым процессом, причем все документы, у которых заканчивается срок хранения, списываются с начала следующего года. Но для этого уже должна быть проведена ревизия.

Важно! Если бумаги изымаются из государственного архива, то для этого составляется специальная накладная.

Все акты, подлежащие уничтожению, описываются в специальном перечне, представленном актом списания. В нем указываются все бумаги, которые будут уничтожены, их количество и номера. Тут вы узнаете, как осуществляется списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Все дела, которые планирует списать, надо хранить отдельно от других бумаг. Сделанный акт первоначально утверждается руководителем фирмы, для чего собирается и рассматривается вопрос комиссией.

Факт уничтожения подтверждается актом об уничтожении документов, причем часто документы сжигаются или применяются особые устройства. Процедура реализуется в присутствии членов комиссии, которые далее удостоверяют процесс своими подписями.

Как составляется акт списания

В нем не надо подробно описывать каждое дело, поэтому в него вносится только информация:

  • название документов, например, приказ или справка;
  • указываются даты, когда они были созданы;
  • номер дела по описи;
  • срок хранения;
  • номер статьи, для чего надо ориентироваться на вышеуказанный Перечень.

В конце документа непременно прописывается, сколько дел уничтожается, а также подписывается документ комиссией, которая должна состоять из трех или больше человек. Сверху ставится подпись руководителя компании.

Заключение

Таким образом, для списания документации непременно составляется специальный акт. Он формируется только в отношении бумаг, у которых действительно окончился срок хранения. Для этого надо учитывать положения законодательства.

Некоторые документы не подлежат вовсе уничтожению, поэтому важно знать точно, какие дела могут списываться. При грамотном ведении документооборота можно избежать серьезных проблем с налоговыми органами.

Как составить акты на списание БСО или квитанций о приеме денежных средств – смотрите в этом видео:

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/akty/akt-spisaniya-dokumentov.html

Образец сллужебной записки по списанию дебеторки

Списание кредиторской задолженностис истекшим сроком давности– ответственная задача для бухгалтера, поскольку такая операция с высокой долей вероятности привлечет внимание налоговых органов при проведении проверки. Поэтому, чтобы обезопасить организацию от возможных доначислений, важно четко понимать, как, когда именно и с помощью каких документов необходимо списывать задолженность прошлых лет.

Кредиторская задолженность (далее – КЗ) является неотъемлемой частью жизни любого предприятия, поскольку она помогает на некоторое время отсрочить исполнение обязательств и тем самым сгладить неравномерность финансовых потоков организации.

По правилам бухгалтерского учета такая задолженность учитывается на соответствующих счетах и отражается в бухгалтерской отчетности (в балансе) до момента погашения.

Однако КЗ, на которую кредитор так и не предъявил свои права, по истечении установленного законом срока признается «просроченной», т. е. такую КЗ следует списать и включить в состав доходов.

Списать КЗ можно только после того, как истечет срок исковой давности (3 года согласно ст. 195, 196 ГК РФ). При этом крайне важно корректно определить, когда именно он начинается, с какой даты вести отсчет.

В ст. 200 ГК РФ закреплен порядок определения даты, от которой следует отсчитывать срок давности по обязательствам. Если исполнитель по договору обязуется исполнить возложенное на него обязательство в течение конкретного периода времени (до наступления какой-либо даты), то отсчитывать срок давности следует с даты окончания такого периода.

В случае если договор не предоставляет исполнителю конкретный срок и не определяет дату, на которую обязательство должно быть исполнено, то исковая давность отсчитывается со дня, когда кредитор выставил исполнителю требование об исполнении обязательства.

Если же, согласно договору, с момента получения такого требования исполнителю предоставляется определенный период времени на выполнение требования, вести отсчет следует со дня окончания такого периода.

Важно помнить, что срок давности может быть прерван. Это случается, если за время его течения должник своими действиями фактически признает наличие у него определенного долга.

К таким действиям, в частности, относятся: признание требования кредитора, частичное погашение существующей задолженности, уплата процентов по долгу, подписание отсрочки, рассрочки, акта сверки взаиморасчетов и др.

(постановление Пленума ВС РФ от 29.09.2015 N 43).

Прерывание означает, что отсчет прежнего срока давности завершается, а отсчет нового следует вести с момента прерывания.

Вместе с тем совокупный срок исковой давности ограничен пределом в 10 лет (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Это значит, что с учетом всех прерываний он не может длиться более 10 лет со дня, когда обязательство возникло.

На нашем форуме можно узнать, как правильно отразить ту или иную бухгалтерскую операцию, если у вас возникли вопросы. Так, здесь разбираемся, включается ли списанная кредиторская задолженность в доходы при УСН.

«Просроченная» КЗ списывается отдельно по каждому существующему обязательству. При этом основанием для проведения списания кредиторской задолженности является ее инвентаризация, а также внутренний документ, обосновывающий причины списания (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета).

По общему правилу, инвентаризацию компании обязаны проводить ежегодно, чтобы составить годовую бухгалтерскую отчетность, отвечающую критерию достоверности.

Вместе с тем руководитель вправе установить дополнительные основания для ее проведения, а также указать, что именно будет подлежать проверке (какие активы и обязательства).

Просроченная кредиторская задолженность (порядок ее списания будет представлен ниже) как раз является таким основанием.

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачи

Поэтому в качестве первоочередного мероприятия на пути к списанию КЗ необходимо провести инвентаризацию, причем лучше не по всем обязательствам, а только по некоторым из них (к примеру, по расчетам с отдельными кредиторами).

О том, как документально оформить проведение инвентаризации, см. материал «Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения».

По результатам формируется акт инвентаризации расчетов с кредиторами (форма № ИНВ-17), который содержит информацию о размерах совокупной, а не только «просроченной» КЗ.

В акте по каждому кредитору указывается, в частности, его наименование, бухгалтерские счета, на которых учитывается та или иная КЗ в текущее время, информация о сверке (об отсутствии сверки, о наличии разночтений) взаиморасчетов с кредитором, а также объемы «просроченной» КЗ.

Акт составляется инвентаризационной комиссией в 2 экземплярах и должен быть подписан членами комиссии.

Для списания кредиторской задолженности, срок давности для которой истек, кроме акта инвентаризации необходимо также письменное обоснование ее наличия.

Таким обоснованием будет являться бухгалтерская справка о списании кредиторской задолженности (образец ее представлен ниже), составленная в разрезе синтетических счетов учета на основании данных бухгалтерских регистров, а также прочих подтверждающих задолженность документов (к примеру, акт сверки расчетов с кредитором).

На основании акта проведенной инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель компании должен подписать приказ, который будет являться основанием для проведения списания просроченной кредиторской задолженности.

Приказ оформляется на бланке организации с подписью руководителя и печатью организации (если она имеется). В нем должна быть ссылка на внутренние документы (акт инвентаризации и бухгалтерскую справку), которые подтверждают наличие и обосновывают правомерность списания кредиторской задолженности по конкретному основанию.

После оформления такого приказа КЗ можно списывать в бухгалтерском и налоговом учете.

В бухгалтерском учете «просроченная» КЗ подлежит учету по кредиту счета 91 (субсчет 1) в составе прочих доходов.

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачи

В зависимости от того, на каком именно счете учитывалась конкретная КЗ, списание кредитоской задолженности будет оформляться проводкой Д 60 (62, 66, 67, 70 и др.) К 91-1.

Подробнее о бухгалтерских проводках при списании той или иной КЗ см. материал«Списание кредиторской задолженности – проводки и сроки».

Списание кредиторской задолженности в налоговом учете проводится по общему правилу: сумму «просроченной» КЗ организация должна включить в состав доходов (внереализационных), облагаемых налогом на прибыль (п. 18 ст. 250 НК РФ).

Однако важно помнить, что под это правило не попадает задолженность организации по уплате налогов перед бюджетом. Такую КЗ не следует включать в доходы, с которых будет взиматься налог на прибыль (подп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ).

Читайте также:  Задолженность по налогам через сбербанк: как оплатить, узнать в сбербанк онлайн, проверить налоговую задолженность, долг по квартплате

Если компания применяет метод начисления, то традиционно сложности могут возникнуть с определением момента, когда «просроченную» КЗ нужно будет учесть в составе налогооблагаемых доходов. И вот почему.

Метод начисления подразумевает, что доходы и расходы признаются тогда, когда они были фактически понесены, вне зависимости от поступления/оттока денежных средств. Вместе с тем, как указано выше, основанием для списания кредиторской задолженности, исковая давность по которой истекла, является акт инвентаризации.

Поэтому возникает вопрос: если срок давности КЗ истек в одном отчетном периоде, а инвентаризацию организация провела в другом, то когда именно следует включить «просроченную» КЗ в состав доходов, облагаемых налогом на прибыль?

Источник: https://maksimovka.ru/obrazets-slluzhebnoy-zapiski-spisaniyu-debetorki/

Акт на списание дебиторской задолженности — образец

Главная > Сделки > Оформление расчетов > Акт на списание дебиторской задолженности — образец

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (СПб)

  • Это быстро и бесплатно !
  • Просроченная и признанная безнадёжной дебиторская задолженность может быть списана на законных основаниях в порядке, регламентированном российским законодательством.

Одним из ключевых документов, без оформления которых невозможно избавиться от долга в бухгалтерских счетах, считается соответствующий акт о списании. Как он оформляется, вы сможете узнать из данной статьи.

Особенности списания дебиторки

Безнадёжными признаются долги, нереальные к возвращению. Чаще всего это задолженности с прошедшим сроком исковой давности, однако встречаются и обязательства, которые невозможно выполнить в связи с закрытием фирмы-должника, вынесением соответствующего решения государственным органом (например, о признании организации финансово несостоятельной) и т. д.

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачи

Для избавления от дебиторки необходимо:

  • провести инвентаризацию операций с дебиторами;
  • составить соответствующий акт о списании долга, на основании которого руководством компании выносится приказ об осуществлении данной процедуры.

Данный акт необходим для удостоверения факта наличия внереализованного расхода, отражения его в налоговой отчётности, документах компании и на балансовых счетах.

Оформление бланка акта о списании дебиторской задолженности

Долг считается безнадёжным, если прошло более трёх лет с момента просрочки выплаты платежа контрагентом. Кредитор имеет право списать понесённые им расходы в последний день периода, в котором закончился срок исковой давности по долгу. При списании компания включает величину задолженности в графу затрат.

Поделись, пожалуйста, ссылкой

Типовой акт о списании дебиторки включает в себя приведённые ниже сведения:

  • реквизиты компании-кредитора (её наименование, юридический и фактический адрес, ИНН и т. п.);
  • название документа;
  • сведения о списываемом долге (дате его возникновения, информации о должнике, причинах просрочки);
  • реквизиты приказа о проведении инвентаризационной процедуры;
  • основные данные по долгу, без которых невозможно списание (сумма задолженности, дата исполнения обязательства контрагентом, реквизиты договора с заказчиком и т. п.);
  • ссылку не нормы российского законодательства, поясняющие невозможность возвращения долга;
  • персональную подпись главного бухгалтера компании или иного должностного лица, занимающегося ведением отчётности и бухучётом.

Если контрагент возвращал долг частично, данная информация должна быть отражена в соответствующем акте. При этом важно учесть, что предоставление должником частичной оплаты прерывает срок исчисления исковой давности (иными словами, этот период продляется). То же касается предоставление кредитором рассрочки платежа.

  1. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 350-80-69 (Москва)
  2. +7 (812) 309-75-13 (СПб)
  3. Это быстро и бесплатно !

К акту требуется приобщить документацию, подтверждающую факт возникновения долга, его просрочки, частичного погашения (если имело место), осуществления инвентаризации. К примеру, обязательным дополнением будет выступать акт по форме ИНВ-17, содержащий результаты инвентаризационной процедуры.

Невозможность получения долга от контрагента также должна быть подтверждена документально. Например, если основанием для списания выступило закрытие фирмы-должника, к акту приобщается выписка из ЕГРЮЛ, удостоверяющая факт ликвидации.

Оформление приказа о списании дебиторской задолженности

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачи

Единовременно с составлением вышеописанного акта должен оформляться приказ о списании дебиторки, содержащий персональную подпись руководителя компании. На основании данного документа осуществляется операция по избавлению от долга.

Приказ о списании дебиторской задолженности, с образцом которого вы можете ознакомиться на сайте, должен содержать перечисленные ниже данные:

  • название организации;
  • дату оформления документа;
  • порядковый номер приказа;
  • величину суммы, подлежащей списанию;
  • причины для избавления от задолженности;
  • порядок осуществления процедуры (списание может осуществляться за счёт созданного заранее резерва по сомнительным задолженностям или включаться в состав понесённых фирмой затрат).

Данный приказ издаётся на основании акта инвентаризации, акта на списание долга и бухгалтерской справки, включающей в себя сведения о размерах задолженности, причинах перевода обязательства в безнадёжные и реквизитах инвентаризационного акта.

При отсутствии данных документов, подтверждающих необходимость избавления от просроченного долга, невозможно осуществление требующейся операции.

Приказ может быть оформлен по стандартному образцу, указанному выше, или на бланке, разработанном в индивидуальном порядке фирмой-кредитором. Закон допускает любой из данных вариантов. На практике фирмы предпочитают самостоятельно разрабатывать уникальный шаблон или заказывать его изготовление в специальных организациях.

Обязательно ли составление акта?

  • Процесс списания непогашенного контрагентом долга невозможно начать без проведения инвентаризационной процедуры, составления соответствующего акта о полученных результатах и необходимости избавления от безнадёжной дебиторки, а также издания приказа о реализации данной операции, подписанного руководителем.
  • Если же резерв имелся, проводки несколько отличаются – Дт 63, Кт 62 (для подтверждения списания и отражения действия на балансе фирмы указывается та же проводка – Дт 007).
  1. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
  2. +7 (499) 350-80-69 (Москва) +7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Списание дебиторской задолженности

Списание дебиторской задолженности: как считать и продлевать срок исковой давности, какие документы оформлять, проводки в бухгалтерском учете и налоговые последствия при списании дебиторки. Дебиторская задолженность может возникнуть, к примеру, если покупатель не рассчитался за поставленные товары или если поставщик не вернул аванс за отгруженную партию.

Так у компании постепенно накапливается сумма, которую ей должны контрагенты.

Ликвидация ООО

Процесс добровольной ликвидации ООО начинается с принятия участниками ООО решения о ликвидации и назначении ликвидационной комиссии или ликвидатора . для чего созывается внеочередное общее собрание.

Источник: https://ObrazcyPrikazov.ru/sdelki/oformlenie-raschetov/akt-o-spisanii-debitorskoj-zadolzhennosti-obrazets.html

Образец служебные записки о списании дебиторской задолженности

Такая мера требуется, поскольку дебиторская задолженность является частью активов предприятия и тем самым увеличивает налоговую базу по налогу на прибыль, который предприятие вынуждено рассчитывать в том числе и с суммы, которую никогда не получит. Это не говоря уже о том, что списание таких долгов является непосредственной обязанностью хозяйствующих субъектов в соответствии с законодательством.

Определение суммы долга, подлежащей списанию, производится на основании анализа дебиторской задолженности, которую принято подразделять на нормальную и просроченную. Просроченная задолженность в свою очередь делится на сомнительную и безнадежную.

К первой категории относятся обязательства, по которым должником нарушены сроки оплаты и при этом отсутствуют какие-либо гарантийные обязательства в виде поручительства или залога.

Такие задолженности, конечно, существенно осложняет работу организации, но на этом этапе списанию еще не подлежат.

Другая категория – безнадежные долги – это те обязательства, которые по каким-либо объективным причинам не представляется возможным взыскать. И вот как раз такие долги хозяйствующие субъекты обязаны списывать с баланса.

Процедура списания безнадежной дебиторской задолженности должна начинаться, естественно, с ее выявления.

Способом выявления, равно как и основанием для последующего составления приказа о списании, является инвентаризация, а источниками сведений для ее проведения будут бухгалтерский баланс и Форма №5 (Сведения о движении дебиторской и кредиторской задолженности). Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя, ее итоги оформляются в виде акта по форме ИНВ-17.

Все обязательства, подлежащие списанию по итогам инвентаризации необходимо подтвердить первичными документами.

При этом подтверждения требует и основание возникновения долга и причины, по которым он будет отнесен в категорию безнадежных.

Это необходимо, поскольку списание долга подразумевает уменьшение налоговой базы, поэтому в случае проверки потребуется обосновать законность этой процедуры.

Подтвердить возникновение обязательства можно при помощи договора, акта-приема передачи, акта сверки и других первичных документов.

Подтверждением невозможности взыскания может служить:

  • Выписка из ЕГРЮЛ об исключении должника;
  • Постановление судебных приставов об окончании исполнительного производства по причине невозможности взыскания;
  • Решение суда об окончании конкурсного производства;
  • Уведомление ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего о невозможности удовлетворения требований кредитора по причине недостаточности имущества должника.

На основании этих документов оформляется приказ о списании, который подписывается руководителем организации.

Образец приказа о списании дебиторской задолженности

Бухгалтер составляет справку, к которой прикладывает приказ о списании и акт инвентаризации, после чего осуществляется списание.

Образец справки на списание дебиторской задолженности

В тех случаях, когда в отношении одного контрагента имеется и дебиторская и кредиторская задолженность, необходимо предварительно провести взаимозачеты обязательств и списывать с баланса только остаток общей суммы долга.

  • При списании обязательства с баланса законодательство оставляет за кредитором право списать именно ту сумму, которая подлежала уплате должником, то есть, включая сумму
  • НДС
  • .

С точки зрения налогового учета списание может производится либо за счет специального фонда резервирования, предназначенного для таких случаев, либо за счет финансового результата, в этом случае сумма долга относится на внереализационные расходы.

Формирование резервного фонда осуществляется на основании анализа данных об общей сумме дебиторской задолженности, финансового положения должников, вероятности возврата и наличия обеспечения по обязательствам.

Неиспользованная часть зарезервированных средств присоединяется к сумме финансового результата в конце отчетного года.

Если нет первичных документов: как списать дебиторскую задолженность, протокол заседания комиссии, служебная записка, акт приема и передачи

  1. Если же списание производится за счет увеличения суммы расходов предприятия, то в отчетность его нужно включать за тот период, на который приходится окончание срока давности или дата исключения должника из ЕГРЮЛ.
  2. На основании данных налогового учета формируются бухгалтерские проводки, так как разнесение по конкретным счетам напрямую зависит от того, за счет каких источников будет покрыта сумма убытков.
  3. Если задолженность списывается из резервного фонда, то проводки будут выглядеть следующим образом:
  • Дт 91-2 – Кт 63 – резервирование по сомнительным долгам;
  • Дт 63 – Кт 62 – списание долга за счет зарезервированных средств.
Читайте также:  Наличие кредиторской задолженности учитывается при расчете коэффициента: погашаемость дебиторской задолженности, формула удельного веса, объем

Поскольку списание с баланса просроченной задолженности не является основанием для прекращения обязательств по погашению, то эта сумма списывается не окончательно, а только выводится за пределы баланса посредством отражения на счете 007, где должна будет находится в течение еще пяти лет с момента списания.

Источник: https://neddom.ru/obrazets-sluzhebnye-zapiski-spisanii-debitorskoy-zadolzhennosti/

Списание задолженности (если нет документов)

Ситуация, когда пропадают должники в деятельности компании довольно распространенная. Исчезнуть могут как покупатели, которые не заплатили за уже отгруженный товар, так и поставщики, которые получили аванс, но отработать его не смогли. В статье подробно разберем как происходит списание задолженности, если подтверждающих эту задолженность документов нет.

Списание задолженности

Предположим, что организация без предварительной оплаты отгрузила товар контрагенту, который он не оплатил и исчез.

Такую «выручку» исключить из доходов не получится, но списать «дебиторку» в расходы можно, но только в том случае, если она будет признана безнадежной ( статью ⇒ Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом). Основания для признания долга безнадежным можно выделить следующие:

  • Ликвидация контрагента-должника;
  • Решение суда;
  • Истечение срока исковой давности;

Ликвидация должника

Для начала организации, которая решила списать «дебиторку» нужно проверить контрагента в ЕГРЮЛ. Если в реестре есть запись о его ликвидации, то в том периоде, когда он был ликвидирован можно списать задолженность. Если информация по ликвидации должника получена много позже, то списание выполнить тоже можно, но уже в том периоде, когда этот факт организацией был установлен.

Если в выписке из ЕГРЮЛ содержится информация, что должник на стадии ликвидации, то нужно постараться ему воспрепятствовать, так как пока должник не закрылся, вероятность взыскания с него средств существует.

Для начала ему нужно направить заявление, в котором будет указана просьба о включении долга в реестр требований кредиторов. Направить заявление можно по адресу, указанному в сообщении о ликвидации.

Можно также обратиться в суд и сообщить, что у ликвидируемой организации имеется долг, но это потребуется подтвердить документами, что в нашем случае не совсем подходит.

Важно! У налогового органа есть право исключить недействующую компанию из ЕГРЮЛ. Под недействующими понимаются компании, не представляющие отчеты и не производящие перечисления по расчетному счету 12 месяцев.

Если контрагент – должник исключен из реестра, то долг признается безнадежным. Такое исключение приравнивается к ликвидации, но только если соответствующая запись сделана после 01.09.2014 года (статья 64.2 ГК РФ).

Решение суда

Если судебные органы приняли решение, что взыскать деньги с контрагента не получится, то долг признается безнадежным.

Истечение срока исковой давности

Когда срок исковой давности уже истек, дебиторскую задолженность можно списать. Равен такой срок трем годам ( статью ⇒ Списание кредиторской задолженности с истекшим сроком давности + инфографика).

Важно! Срок исковой давности для списания безнадежной дебиторской задолженности равен трем годам.

Здесь важно определить срок, с которого нужно отчитывать три года. Если подписан договор, в котором указан порядок оплаты, но начать отсчет можно с той даты, когда контрагент должен был произвести оплату. Если оформленного договора нет, либо конкретные сроки оплаты в нем не предусмотрены, то отсчет можно начать с того дня, в который было направлено требование об оплате.

Срок исковой давности может и превышать 3 года. Например, если он прерывается, когда организация обратилась в суд или добилась подписания акта-сверки с должником. С этого момента срок отчета начинается заново – при подписании акта, либо замораживается до решения суда – при обращении в суд.

С точки зрения налогового законодательства, были ли попытки компании взыскать долг с контрагента до момента его списания не имеет значения. Для того чтобы списать долг достаточным будет только истечение срока давности.

Порядок списания задолженности

Прежде чем списать долг, потребуется внутри организации подготовить некоторые документы. К таким документам относят:

  • Акт инвентаризации. Нужен такой документ для того, чтобы подтвердить, что организация выявила задолженность. Форма, по которой составляется акт может быть унифицированная, либо разработанная самостоятельно;
  • Бухсправка. Оформляется она произвольного вида, главное, чтобы в ней содержалась информация об имеющейся дебиторской задолженности. Также в справке следует указать причины, по которым в организации нет первичных документов. Причину списания нужно указать так: «в связи с истечением срока исковой давности».;
  • Приказ руководителя о списании. Он оформляется на основании акта о проведенной инвентаризации и бухсправки.

Списание задолженности для целей налогообложения

Для того, чтобы признать расходы для целей налогообложения – они должны иметь обоснование и документальное подтверждение. Если имеет место списание дебиторской задолженности в связи с окончанием срока исковой давности, организация должна иметь подтверждающие документы, которые отражают образование списываемого долга.

В качестве таких документов могут быть приняты любые первичные документы по совершению хозоперации, которая привела к образованию долга. К ним относятся накладные, акты и платежные документы. Такие документы, как акт инвентаризации, бухсправка или договор без «первички» не являются подтверждающими документами.

Для списания задолженности, кроме «первички», организации нужно будет составить акт инвентаризации, обоснование списания «дебиторки» в письменном виде и приказ руководителя.

Важно! Списать «дебиторку» в налоговые расходы без подтверждающих первичных документов нельзя.

Если рассматриваться судебные постановления, то можно сделать вывод, что списывать в налоговые расходы дебиторскую задолженность даже с истекшим сроком исковой давности организации не вправе, если отсутствуют первичные документы (накладная, акт приема-передачи, договор или счет-фактура).

Акт-сверки в этом случае также не поможет, так как первичным документом он не является. Однако, если организации удается подписать акт сверки, то этот факт будет являться признанием долга контрагентом. Срок исковой давности при этом прервется. С даты подписания акта срок исковой давности начнет отсчет вновь.

Другими словами, первичным документом, который позволит списать «дебиторку» в расходы акт-сверки не будет является, но для точного определения срока исковой давности он подойдет.

Бухгалтерский учет списания задолженности

Те суммы «кредиторки», по которым истек срок исковой давности или при ликвидации должниа можно признать как прочие доходы. Ее включают в доход организации в той сумме, в которой задолженность отразили в бухучете. Проводки при этом будут такими:

Д 60 (62) К 91 – долг списан в прочие доходы

Теперь рассмотрим списание «дебиторки». Предположим, что компания оплатила за товар, который контрагент так и не поставил. После некоторого времени организация узнает, что контрагент-должник ликвидировался. В этом случае долг его можно списать. Проводка при этом будет следующей:

Д 91 к которому открыть субсчет «Прочие расходы» К 60, то есть в расходы списан долг, признанный безнадежным ( статью ⇒ Счет 62 в бухгалтерском учете. Списание дебиторской задолженности. Проводки).

Законодательный акт Содержание
Подраздел 5 ГК РФ «Сроки. Исковая давность»
Закон №422-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»
ПБУ 9/99 «Доходы организации»
Статья 252 НК РФ «Расходы. Группировка расходов»

Источник: https://online-buhuchet.ru/spisanie-zadolzhennosti/

Как написать служебную записку для списания дебиторской задолженности

Справка, которая упростит списание безнадежной «дебиторки»

Прежде чем списать дебиторскую задолженность, срок исковой давности по которой истек, необходимо провести инвентаризацию и составить три документа: акт инвентаризации, письменное обоснование и приказ руководителя. Ни одним из этих документов пренебречь невозможно – их наличие является обязательным согласно пункту 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).С актом инвентаризации и приказом руководителя все более или менее ясно.

Кто должен составить этот документ и как, нигде не сказано.

Образец служебной записки на списание дебиторской и кредиторской задолженности

/ / 20 апреля 2020 1 Рейтинг Поделиться Служебная записка на списание дебиторской задолженности — образец можно скачать на нашем сайте — является одним из оправдательных документов для налоговиков.

Поэтому важно оформить ее правильно.

Из нашего материала вы также узнаете, как обосновать списание кредиторской задолженности.

При возникновении необходимости списания дебиторской задолженности (ДЗ) важно понимать, что не вся задолженность сторонних контрагентов может быть списана.

2 ст. 266 НК РФ:

  1. закончился срок исковой давности (3 года);
  2. юрлицо признано и исключено из ЕГРЮЛ как недействующее.

Если юрлицо было исключено из ЕГРЮЛ после 01.09.2014, то его долг можно признать безнадежным (п.

2 ст. 64.2 ГК РФ).

Акт на списание дебиторской задолженности — образец

Документы бухгалтерского учета Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > > 02 декабря 2016 этого документа востребован в большинстве компаний.

Когда составляется такой акт и как он выглядит, узнайте из нашего материала.

Необходимость в оформлении акта на списание дебиторской задолженности (ДЗ) возникает на одном из последних этапов работы с безнадежной ДЗ.

К безнадежным (нереальным к взысканию) ДЗ относятся долги (п. 2 ст. 266 НК РФ): с истекшим сроком исковой давности; по которым

Образец служебной записки на списание дебиторской и кредиторской задолженности

» » » Содержание При возникновении необходимости списания дебиторской задолженности (ДЗ) важно понимать, что не вся задолженность сторонних контрагентов может быть списана. Долг должен быть нереальным для взыскания.

Признаки безнадежной задолженности можно увидеть в п.

2 ст. 266 НК РФ:

  1. юрлицо признано и исключено из ЕГРЮЛ как недействующее.
  2. закончился срок исковой давности (3 года);

Источник: https://em-an.ru/kak-napisat-sluzhebnuju-zapisku-dlja-spisanija-debitorskoj-zadolzhennosti-70519/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector